Longtemps perçue comme une simple contrainte administrative, la gestion des notes de frais change de statut. Aujourd’hui, elle devient un outil stratégique pour les directions financières. Dans un contexte de transformation numérique accélérée, la dématérialisation s’impose comme un levier de productivité, de conformité et de pilotage budgétaire. Le livre blanc publié par Cegid le confirme clairement.
La fin progressive des circuits papier
Encore très présente dans de nombreuses entreprises, la gestion manuelle des notes de frais repose sur des processus lents. Elle mobilise du papier, multiplie les ressaisies et génère des erreurs. De plus, elle complique le suivi des dépenses professionnelles.
À l’inverse, la dématérialisation transforme l’ensemble de la chaîne. Les collaborateurs saisissent leurs frais en mobilité. Les justificatifs circulent instantanément. Les managers valident plus vite. Les services financiers gagnent en visibilité. Ainsi, l’entreprise accélère les remboursements et améliore l’expérience collaborateur.
Selon Cegid, les entreprises équipées réduisent de 40 à 70 % le temps de traitement des notes de frais. En parallèle, les erreurs de saisie chutent d’environ 20 %. Ces gains libèrent du temps à forte valeur ajoutée pour les équipes finance.
Un impact direct sur les coûts et la fiabilité
Au-delà de la productivité, la dématérialisation génère des économies concrètes. Elle réduit les dépenses liées au papier, à l’impression et au stockage. Or, entre 2022 et 2024, le prix du papier a progressé de 40 %. Cette hausse renforce l’intérêt économique du numérique.
De plus, les outils dématérialisés améliorent la fiabilité des données. Ils limitent les doublons, facilitent la récupération de la TVA et sécurisent les processus internes. Ainsi, les directions financières gagnent en sérénité et en contrôle.
Une réponse aux exigences de conformité
La conformité représente un autre enjeu majeur. Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises peuvent conserver les justificatifs de notes de frais sous forme numérique. Toutefois, elles doivent garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents.
Les solutions de dématérialisation intègrent un archivage à valeur probante. Elles facilitent les contrôles fiscaux et Urssaf. Elles sécurisent aussi les responsabilités entre l’éditeur, l’entreprise et l’archiveur. Ainsi, la direction financière renforce sa gouvernance.
Notes de frais et mobilité : l’exemple des voyages SNCF
Cette évolution prend tout son sens dans le cadre des voyages d’affaires, notamment ferroviaires. En 2026, la SNCF fait évoluer son offre avec la nouvelle classe Business Optimum sur les TGV INOUI. Cette montée en gamme cible directement les professionnels mobiles.
Grâce à la dématérialisation des notes de frais, les voyageurs peuvent intégrer instantanément leurs billets SNCF, y compris en Optimum ou Optimum+, dans leur outil de gestion. Les justificatifs arrivent automatiquement. Les règles de remboursement s’appliquent sans friction et le suivi budgétaire devient plus précis.
De plus, la segmentation des classes SNCF permet aux directions financières d’affiner leur politique voyages. Elles distinguent clairement les usages, analysent les coûts par typologie de déplacement et ajustent leurs arbitrages entre confort, efficacité et maîtrise des dépenses.
Vers un pilotage financier plus fin
Enfin, la centralisation des données issues des notes de frais ouvre la voie à un pilotage en temps réel. Les directions financières analysent les dépenses par collaborateur, par projet ou par destination. Elles détectent plus facilement les anomalies. Elles limitent les risques de fraude.
Ainsi, la dématérialisation dépasse largement la simple automatisation. Elle devient un outil stratégique, au croisement de la performance économique, de la conformité et de l’expérience collaborateur. À l’heure où les entreprises cherchent à concilier efficacité et attractivité, elle s’impose comme un choix structurant.
