Notes de frais: L’heure des comptes

Lors d’un déplacement professionnel, un budget est alloué aux employés dans le cadre des dépenses liées à leur voyage. Mais cet argent est-il toujours utilisé à bon escient ?

Des profits non négligeables

50%, c’est la quantité de personnes qui se sont retrouvées au moins une fois à contourner les règles de leur entreprise en matière de frais de déplacement. Paiement de frais supplémentaires, utilisation des fonds de l’entreprise pour régler des dépenses personnelles… De nombreux égarements sont notables dans la gestion des frais. Cette pratique qui pourrait être considérée comme illégale n’est pourtant pas explicitement interdite dans le règlement des entreprises. Les politiques internes n’évoquent pas totalement une interdiction et cette flexibilité freine les démarches de remboursement. 

Mais pour quelles raisons ces écarts sont-ils faits ?

Tout simplement parce que c’est possible. Un flou dans le règlement est la porte ouverte à tous les débordements. Si certains ont une conscience assez honnête, d’autres estiment qu’ils ne doivent rien à l’entreprise. Dans certains cas, ils utilisent même ces frais comme un complément d’activité. Quant à ce qui est fait de cet argent, les dépenses sont toutes différentes. Certains vont l’utiliser pour ajouter des accompagnateurs qui ne font même pas partie de l’entreprise. D’autres vont prolonger leur voyage professionnel ou encore faire des dépenses personnelles. Les usages sont variés et dénotent du fait que les entreprises restent assez laxistes sur ce genre de comportement. 

« En tant qu’employeur, vous souhaitez faire confiance à vos collaborateurs pour qu’ils respectent les règles. Mais des lignes directrices floues laissent place à l’interprétation, et déléguer à vos salariés la responsabilité d’interpréter ces règles peut, en réalité, générer une véritable anxiété liée aux dépenses”, commente Romain Delcroix, Head of SAP Concur France. 

Prendre le problème de revers

Les frais de déplacements sont une composante nécessaire au bon exercice du travail de l’employé. Ils permettent d’amortir les dépenses ou tout simplement de les annuler afin que ce dernier ne soit pas contraint d’utiliser ses propres revenus. Si des écarts ont pu être constatés au fil des années, le cas inverse s’est aussi produit à plusieurs reprises. Certaines personnes, par peur d’être réprimandé ou pour des raisons de facilité, préfèrent régler ces frais de leur poche. Cela peut aussi être vu d’un point de vue social. Certains préfèrent rechignent à utiliser le budget alloué pour être bien vu au sein de l’entreprise ou pour éviter de donner l’impression de dépenser plus que leurs collègues. 

“Les entreprises doivent clarifier leurs politiques et intégrer des garde-fous transparents directement dans les processus de gestion T&E, afin de créer une compréhension commune de ce qui est pris en charge – pour que chaque collaborateur se sente légitime à déclarer ses dépenses réelles. C’est ainsi que l’on rétablit une culture de confiance mutuelle : la conformité découle plus naturellement d’une expérience collaborateur réussie.”