En 2025, les entreprises font face à un paradoxe inédit. Elles disposent de surfaces importantes, mais elles peinent à les exploiter efficacement. Résultat : des bureaux vides certains jours, saturés les suivants, et une organisation qui manque de visibilité.
Selon une étude publiée par Sharvy, start-up française spécialisée dans la gestion intelligente des espaces de travail, chaque bureau inoccupé coûte 11 051 € HT par an. Un chiffre qui interpelle les directions générales, RH et immobilières.
Un taux d’occupation bloqué à 35 % en 2025
Le télétravail et le travail hybride ont profondément transformé l’usage des bureaux. Avant la crise sanitaire, le taux d’occupation moyen atteignait 45 %. Il a chuté à 30 % pendant la pandémie, puis il a légèrement remonté. Aujourd’hui, il plafonne à 35 %.
Par ailleurs, seuls 26 % des salariés travaillent exclusivement au bureau toute la semaine. Cette variabilité crée une gestion complexe. Les entreprises observent des plateaux presque vides en fin de semaine, puis une forte affluence en milieu de semaine.
Dans le même temps, beaucoup restent engagées par des baux longue durée de 3, 6 ou 9 ans. Elles doivent intégrer de nouvelles équipes sans pouvoir agrandir leurs locaux rapidement. Ce décalage génère tensions, désorganisation et perte d’efficacité.
Un coût financier et humain sous-estimé
Un bureau vide ne représente pas seulement une surface inutilisée. Il génère un coût annuel moyen de 11 051 € HT. Dans le détail, 61 % correspondent aux loyers et assurances, 19 % aux coûts d’exploitation technique, 10 % aux services aux collaborateurs et 10 % à la fiscalité.
En parallèle, les collaborateurs subissent des irritants quotidiens. Ils cherchent un poste disponible, perdent du temps et parfois repartent faute d’espace adapté. Ces frictions impactent la motivation et la productivité.
De plus, les entreprises continuent de chauffer, éclairer et entretenir des espaces sous-exploités. Dans un contexte où la performance économique s’accompagne d’exigences environnementales fortes, cette situation questionne directement la stratégie immobilière et RSE.
Le desk booking : un levier d’optimisation stratégique
Face à ce constat, le desk booking s’impose comme une réponse pragmatique. Grâce à une plateforme dédiée, les entreprises visualisent l’occupation en temps réel, optimisent les mètres carrés et améliorent l’expérience collaborateur.
Ce type d’outil devient particulièrement pertinent lors d’un déménagement, d’une réorganisation ou sur de grands sites multi-équipes. Il redonne de la visibilité, facilite l’anticipation et réduit les conflits d’usage.
En revanche, le desk booking ne convient pas à toutes les structures. Dans une petite entreprise, un système de réservation peut alourdir les pratiques. L’adoption repose donc sur trois piliers : simplicité, flexibilité et adhésion culturelle. Si les équipes perçoivent l’outil comme une contrainte, son efficacité diminue.
Deux cas concrets de transformation réussie
Chez IRD France, la croissance des effectifs et le développement du télétravail ont rendu impossible le maintien de bureaux attitrés. Grâce à la solution Sharvy, les 55 collaborateurs RH partagent désormais 46 postes de travail de manière optimisée. L’organisation anticipe mieux les besoins et réduit les tensions.
De son côté, UpCoop a déployé la solution lors d’un déménagement complexe vers un siège en open space. En moins d’un mois, l’entreprise a structuré la réservation des bureaux et parkings pour 850 collaborateurs. Elle a ainsi sécurisé la transition et fluidifié l’expérience utilisateur.
Vers une nouvelle stratégie immobilière
En conclusion, la question ne porte plus sur la réduction des surfaces, mais sur leur pilotage intelligent. Les entreprises doivent aligner stratégie immobilière, performance financière et expérience collaborateur. Avec le travail hybride, chaque mètre carré compte. Les décideurs disposent désormais d’indicateurs précis pour agir et transformer leurs espaces en véritables leviers de performance.
