In Extenso : La facture électronique, changement de paradigme

L’adaptation aux nouvelles obligations d’émission et de réception des factures électroniques est bien sûr un défi technique pour les entreprises. Mais pour Pierre Conerardy, Directeur digital d’In Extenso, et Alban Oerlemans, expert-comptable du cabinet de conseil grands comptes d’In Extenso Ad Astra, il s’agit avant tout d’une révolution en matière de process, qui peut apporter de nombreux avantages.

En quoi la facturation électronique est-elle une rupture dans les pratiques des entreprises ?

A.O. : « Si nous revenons à l’origine de la facturation électronique, il s’agit de répondre à un besoin d’harmonisation et de transparence voulu par l’UE depuis plusieurs années, et que les pays ont déployés progressivement, selon des calendriers propres. Mais au-delà de la simple composante fiscale, bien sûr essentielle dans cette nouvelle réglementation, il s’agit je crois d’un changement d’approche majeur, comparable au passage de la photographie argentique à la photographie numérique, qui s’inscrit dans le temps long. Nous sommes ainsi passés de la facture établie sur un bordereau au pdf, puis à l’EDI. La facturation électronique marque à mon sens la dernière étape de ce phénomène de digitalisation ; et les entreprises doivent à la fois s’y adapter et se saisir des opportunités que cela apporte ».

P.C. : « Bien des chefs d’entreprises, surtout de PME et TPE ─ mais pas uniquement ─, perçoivent la facturation électronique comme une contrainte, car elle bouleverse des habitudes parfois ancrées depuis de nombreuses années. Bien des dirigeants sont rétifs au changement, ou n’en perçoivent pas l’ampleur. La facturation électronique impose des changements techniques, à travers la mise en place d’outils et le choix d’un PDP, mais également dans les process et la relation avec l’expert-comptable, qui reste un interlocuteur essentiel et privilégié. Bien des dirigeants s’en remettent d’ailleurs à In Extenso, et notre rôle est donc de les accompagner dans cette adaptation, à la fois d’un point de vue technique et opérationnel. »

En quoi la facturation électronique bouleverse t’elle les process des entreprises ?

Pierre Conerardy :

« Bien des entrepreneurs n’ont pas conscience de l’ampleur des changements. En faisant transiter les factures par un tiers, le PDP agréé par l’Etat, la facturation électronique va permettre d’accélérer les règlements des factures (et ainsi participer à l’application effective de la loi LME), et de simplifier les process de déclaration de TVA, ce qui est un de ses objectifs premiers. Cependant, cela implique également d’émettre et de recevoir les factures selon des formats déterminés, tels qu’UBL, aujourd’hui très présent, CII ou Factur-X. Ce dernier, qui permet une visualisation lisible par tous en plus du format informatique, sera je pense très utilisé par les PME et TPE.

Cette fluidification des échanges de données, aussi bien entre elles qu’avec leurs experts-comptables ou les services fiscaux, apportera de réels gains de temps et de performance, les entreprises n’étant alors plus obligées d’y consacrer des ressources. Pour les factures sortantes, la gestion de la transmission des factures va être simplifiée vers les clients entreprise en France quand pour les autres la gestion de la transmission restera la même. Pour les factures entrantes, idem : si mon fournisseur n’est pas français, je dois (en attendant VIDA 2030) gérer la réception dans les mêmes termes qu’aujourd’hui. »

Alban Oerlemans :

« J’ajoute que si la facturation électronique bouleverse les habitudes des TPE et PME, c’est aussi le cas pour les ETI et grands groupes, dans lesquels les services financiers n’ont pas toujours une vision en temps réel des factures émises ou reçues par chaque business unit, problématique à laquelle la facturation électronique apporte un élément de solution. En cela, elle participe à un meilleur pilotage de l’activité. Toutefois, le déploiement des outils et process n’est pas chose aisée. Une cartographie des données est ainsi nécessaire pour déterminer le plus finement possible quels sont les cas d’usage. Ces derniers, extrêmement divers, sont en effet cruciaux, car tous les PDP n’intégreront pas toutes les fonctionnalités, et il sera essentiel de choisir le plus pertinent selon les besoins de l’entreprise.

Des questions comme l’encaissement pour compte de tiers ou l’affacturage sont de points de vigilance… Il en sera d’ailleurs de même à terme pour les micro-entreprises, qui partent de loin et qui ont parfois tendance à confondre franchise et exonération de TVA ; ou pour des professions libérales réglementées devant déclarer des activités annexes selon des procédures dont elles n’ont pas l’habitude. De plus, les outils informatiques ne sont en rien des solutions magiques, une large part du travail reste à faire par les entreprises, pour lequel l’accompagnement de leur expert-comptable se révèle précieux. »

Pouvez-vous nous en dire plus sur cette part incombant aux entreprises ?

P.C. : « De manière simple, la facturation électronique comporte deux volets. D’abord l’e-invoicing, soit l’émission et la réception de factures entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, qui sera donc pris en charge via les PDP. Mais l’autre volet, l’e-reporting, qui concerne les factures émises à l’attention d’un client particulier (la vente d’une baguette par un boulanger par exemple) et qui sont confiées à la PDP sous forme de fichiers, ou les factures d’achat ou de vente de produits et services hors du territoire national doivent être transmises à l’administration fiscale. Les entreprises doivent être attentives à ces sujets, et là encore des échanges constants avec leurs experts-comptables sont nécessaires. »

En quoi la facturation électronique peut-elle être une opportunité ?

A.O. : « La facturation électronique, comme la digitalisation en général, permet des échanges plus fluides entre nous et nos clients, ce qui est toujours appréciable. Mais cela permet également aux experts-comptables comme aux directions financières de se concentrer sur l’analyse des données fournies, en simplifiant la transmission des informations et en évitant la saisie fastidieuse des factures. Ainsi, nous pouvons plus facilement apporter aux entreprises une vraie valeur ajoutée, en leur délivrant des aides au pilotage de l’activité. Mais j’attire l’attention des entreprises sur la complexité, et surtout le temps que peut prendre l’intégration de la facture électronique, qui peut facilement prendre plusieurs mois ; et ceux qui n’ont pas entamé le process sont juste dans les délais, s’ils ne sont pas déjà en retard… »

P.C. : « De par les gains de temps, de ressources qu’elle apporte, la facturation électronique est bien plus une opportunité qu’une contrainte, pour les entreprises comme pour leurs dirigeants. Certes, il est nécessaire de monter une marche. Mais une fois cette marche gravie, les entreprises pourront bénéficier de plus de simplicité et de fluidité dans leur gestion, dans leurs relations avec leurs experts-comptables ou l’Etat, tout en ayant accès à des indicateurs précis qui les mettront en capacité d’identifier plus facilement les points de friction comme de saisir les opportunités. L’effort pour gravir cette marche me paraît donc nécessaire, mais surtout totalement justifié compte tenu des bénéfices à terme. »